Как получить быстрый и ожидаемый результат при автоматизации документооборота

Можно ли внедрить на предприятии организационно-распорядительный документооборот за два месяца? «Фантастика», – скажет кто-то. «Не вижу проблем», – ответят другие. В вечном споре между пессимистами и оптимистами победа останется за тем, кто руководствуется здравым смыслом и нацелен на скорейшее получение результатов.

Когда речь заходит о сроках проекта по автоматизации организационно-распорядительного документооборота (ОРД), все делятся на пессимистов и оптимистов.

Пессимисты обычно отводят на реализацию такого проекта не менее полугода. Среди них чаще всего встречаются те, кто уже пробовал внедрять нечто подобное и не понаслышке знает про все «круги ада», которые предстоит пройти на этом нелегком пути.

Первый его этап – формализация требований. Только на него при размеренном подходе к проекту может уйти два или три месяца. Откуда такие сроки? Просто на этом этапе должна быть проделана огромная работа. Вот лишь примерный перечень задач, которые необходимо решить на этом этапе:

  • Формирование четких целей проекта и критериев оценки результатов проекта;• Разработка и внедрение регламента работы с входящими, исходящими и внутренними документами, включая перечень всех видов документов, а также шаблонов, по которым должны создаваться документы;
  • Формализация и согласование со всеми заинтересованными подразделениями маршрутов документов;
  • Определение состава атрибутов для всех видов документов;
  • Создание единого для всех информационных систем предприятия справочника организационной структуры;
  • Формализация политики безопасности и распределения прав по работе с документами;
  • Определение механизмов для оперативного контроля исполнительской дисциплины;
  • Разработка механизмов интеграции системы ОРД в общую информационную среду предприятия и т.д.

Даже беглого взгляда на этот список достаточно, чтобы понять – есть компании, в которых только формализация может затянуться на полгода. Ведь решать указанные задачи должен не кто-нибудь, а сотрудники вашей компании: эксперты, главы департаментов и отделов, ответственные исполнители.

И сроки формализации напрямую зависят от того, сколько времени ваши сотрудники будут готовы уделить проекту. Предположим, они согласились активно участвовать в проекте и сумели составить ТЗ за два месяца. На этапе формализации работа не заканчивается: после того, как все требования формализованы, вам предстоит пройти через техническое проектирование, внедрение и опытную эксплуатацию. Техническое проектирование (включая функциональное тестирование, нагрузочное тестирование и исправление ошибок) займет минимум два-три месяца. Затем внедрение, обучение и опытная эксплуатация – скажем, еще месяц. Стоит добавить к этому «страховочный запас» – срок, отводимый на риски. Пусть это будет месяц. Итого: в самом лучшем случае только через полгода вы получите работающую систему, реализующую все ваши требования. Другими словами, минимум шесть месяцев должно пройти от начала проекта до получения первых результатов. Или все-таки меньше?

Разумное дело

Монолог типичного оптимиста, рассуждающего о проекте автоматизации ОРД, звучит примерно так: «А почему вам, собственно, нужно целых два месяца для внедрения такой простой системы? От нее всего-то требуется создавать, согласовывать и утверждать документы!

Ну, еще, может быть, сформировать три-четыре отчета. Да, и не забудьте про то, что она должна давать возможность делегировать исполнение документа другому пользователю (например, на время отпуска руководителя) и искать нужный документ в нашем многомиллионном архиве». Подход оптимиста к проекту внедрения ОРД основан на его горячем убеждении, что «всякое разумное дело имеет свое завершение, и только ерундой можно заниматься бесконечно».

Оптимистов на свете большинство, а проекты по внедрению ОРД, тем временем, длятся около пяти-шести месяцев. В чем же дело? Попробуем разобраться, можно ли сократить сроки подобного проекта и как это сделать. Для начала нужно понять, на каком этапе проекта возможны наибольшие проволочки. На наш взгляд, затягивание процесса внедрения происходит уже на первом этапе, когда перед сотрудниками компании-заказчика встает задача сформулировать требования к системе и регламенты. Основная проблема здесь заключается в том, что людям, занимающимся делопроизводством, бывает трудно переложить на бумагу в понятном для «айтишников» виде описание своих бизнес-процессов.

Думаю, логичное решение проблемы будет заключаться в том, что исполнитель проекта начнет оказывать помощь компании-заказчику уже на этапе формализации. Если исполнитель будет не просто настойчиво советовать вам поторопиться с принятием регламентов, а примет активное участие в этом процессе, дело пойдет гораздо быстрее. Что может сделать исполнитель, чтобы облегчить вам работу по формализации требований? Например, предоставить образец технического задания (не шаблон, а именно полноценное ТЗ) и вместе с вами подробно обсудить каждый его пункт. В процессе этого обсуждения вы сможете выбрать, что из функционала системы вас интересует, а что нет. Если после этого исполнитель сам составит итоговый документ, в котором отразит все ваши пожелания по функционалу, уже через две недели у вас на руках будет готовое качественное ТЗ, и исполнитель сможет приступить к работе.

Есть только одно «но»: автоматизировать хаос невозможно. Поэтому если у вас в компании не существует регламентов делопроизводства, вам нужно будет их составить и принять, прежде чем приступать к составлению ТЗ. Аналитики из компании-исполнителя вполне способны помочь вам и здесь, рассказав, как это делается в других компаниях, или составив список «лучших практик», чтобы вам удобнее было определиться с приоритетами. Но надо понимать, что в этом случае сроки системного проектирования окажутся иными.

Итак, предположим, за две недели ТЗ составлено и утверждено. Теперь можно начинать техническое проектирование. Вот на этом-то этапе открывается отличная возможность для того, чтобы сократить сроки проекта. Чаще всего к моменту технического проектирования ваши сотрудники начинают понимать, что им нужна универсальная система на все случаи жизни, которая позволит автоматизировать абсолютно все бизнес-процессы в рамках документооборота. Конечно, в этом стремлении к совершенству нет ничего зазорного, но стоит понять одну простую вещь: на создание такой идеальной системы может уйти очень много времени. Ведь писать ее придется «с нуля», взяв за основу какую-нибудь мощную платформу автоматизации ОРД (например, Documentum). Поэтому перед вами стоит вполне определенный выбор: мощная, написанная исключительно под вас система, на постановку которой может уйти от шести до восьми месяцев или «типовое решение». На наш взгляд, именно внедрение готового «типового решения» – системы, которая уже имеет функции и компоненты, необходимые большинству компаний, – позволит вам не гоняться за журавлем в небе, а получить быстрый и ожидаемый результат. Логика здесь довольно проста: наличие коробочного решения позволит вам свести к минимуму сроки, отведенные на разработку, и сосредоточить свои усилия на настройке системы, «подгонке» ее под нужды именно вашего бизнеса. Наш опыт показывает, что четырех-шести недель вполне достаточно, чтобы подстроить систему под требования заказчика. Другими словами, используя типовое решение, уже через месяц вы сможете приступить к полноценному внедрению и опытной эксплуатации готовой системы. В среднем, этот процесс займет у вас еще две недели. Таким образом, ровно через два месяца у вас в компании окажется работающая система ОРД, которая позволит вам получить именно тот результат, к которому вы стремились: сокращение затрат, связанных с поиском и потерей документов. Впрочем, эффект от внедрения ОРД, как известно, этим не ограничивается. Добавьте к этому еще сокращение времени обработки документов, усиление контроля исполнительской дисциплины, возможность быстро подготовиться к внешнему и внутреннему аудиту, большая безопасность и четкое разделение полномочий при работе с документами. Неплохой результат через два месяца работы, не так ли?

При этом никто не мешает вам остановиться на достигнутом.

Вы вполне можете дорабатывать систему уже после внедрения и добавлять в нее все новые и новые функции. И все это время ваши сотрудники уже будут работать в системе, позволяя вам испытывать на себе все преимущества автоматизации ОРД.