Александр Хайтин: Специфические потребности меняются от проекта к проекту, но общие цели уже сформировались

Об основных факторах развития рынка СЭД, ключевых потребителях и изменениях в их подходах к организации документооборота, востребованных решениях, перспективах и направлениях роста рынка СЭД в интервью CNews рассказал Александр Хайтин, руководитель отдела бизнес-анализа компании «КОРУС Консалтинг».

CNews: Какие основные тенденции, с вашей точки зрения, характеризуют ситуацию на российском рынке систем электронного документооборота в последние годы. Чем они, на ваш взгляд, обусловлены? Какие факторы оказывают определяющее канализирующее воздействие на развитие этого рынка?

Александр Хайтин: В последние годы произошло «взросление» бизнес-структур и стабилизация работы государственных органов и как следствие смена фазы развития в целом. Период постоянных резких перемен в структуре бизнеса, структуре собственности, бизнес-процессах в основном закончился. В связи с этим стали значительно более актуальны задачи повышения эффективности бизнеса, отладки взаимодействия, закрепления установленных практик. В области автоматизации основных бизнес-процессов адекватно применение транзакционных систем (например, ERP), но для интеграции бизнес-процессов, обеспечения управления и тонкой донастройки бизнес-процессов целесообразно использование систем документооборота и, шире, систем «управления контентом» — ECM. Таким образом, основная тенденция — рост востребованности и применимости систем документооборота и управления бизнес-процессами.

Кроме общего роста востребованности систем документооборота важной тенденцией является постепенный переход от «узких» функциональных задач типа организационно-распорядительного документооборота и документооборота договорной документации к более широким: интеграции нескольких систем, сквозной автоматизации сложных бизнес-процессов, организации хранилищ информации для различных нужд и т.п.

Еще одним фактором усиления такой тенденции является потенциальное вступление России в ВТО, с которым связан как возможный приход на российский рынок западных компаний, так и ускорение выхода российских компаний на внешние рынки. Это движение приведет к тому, что для российских компаний в значительной степени обострится конкуренция как на внутреннем, так и на внешних рынках. Конкуренция будет идти в том числе с западными компаниями, которые уже используют различные информационные технологии, усиливающие их конкурентные преимуществ в области структуризации и оптимизации бизнес-процессов, в том числе ECM системы. Для успешной работы на современном рынке российским компаниям потребуется применение аналогичных средств.

CNews: Предприятия каких сфер деятельности являются наиболее активными потребителями систем электронного документооборота? С чем вы связываете такое положение дел?

Александр Хайтин: В первую очередь, можно упомянуть органы государственной власти и управления, для которых управление и обработка информации является основным видом деятельности, и холдинговые структуры, которые также уделяют большое внимание организации управления. Потребности в средства автоматизации документооборота в этих двух сферах происходят из одного источника: объективной сложности управления соответствующими структурами. Кроме того, важным преимуществом систем электронного документооборота является их способность унифицировать бизнес-процессы, способствовать связыванию подразделений (филиалов, бизнес-единиц и т.д.) в единое целое.

CNews: Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились на российском рынке около 10 лет назад. В настоящее время, по данным CNews Analytics, среди предприятий-пользователей СЭД большинство — это государственные и муниципальные предприятия. Как вы могли бы охарактеризовать изменения в подходах к организации документооборота в российских органах власти за последние несколько лет? Каковы, по вашему мнению, специфические потребности российских государственных органов в области систем электронного документооборота? Насколько, по вашему мнению, российские разработчики готовы удовлетворить требования государственных структур в СЭД?

Александр Хайтин: Произошел переход от внедрения из-за моды и неясных стратегических перспектив к решению конкретных и актуальных задач. Специфические потребности меняются от проекта к проекту, но общие цели уже достаточно сформировались: в первую очередь, речь идет о повышении прозрачности, управляемости и скорости бизнес-процессов.

По нашему опыту, в последнее время появились компании, которые осознанно подошли к задаче автоматизации документооборота и в которых подобные проекты приносят конкретные результаты.

В качестве примера можно привести наш проект по автоматизации внутреннего документооборота и управления объектами федеральной собственности в Территориальном управлении Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по г. Москва (ТУ ФАУФИ). Результатами проекта стали значительное ускорение выполнения повседневных обязанностей сотрудников и обеспечение руководства Территориального управления мощным средством контроля и анализа.

CNews: Ваша компания внедряет на российском рынке решения на базе EMC Documentum. Чем обусловлен выбор этой платформы? Насколько востребовано это решение отечественными компаниями?

Александр Хайтин: Выбор EMC Documentum обусловлен многими факторами, в том числе лидирующей позицией, которую занимает EMC на мировом рынке, функциональностью и динамикой развития платформы. Немаловажным фактором является то, что из «одноклассников», промышленных платформ, исторически EMC Documentum наиболее распространен в России. Важным преимуществом платформы EMC Documentum является то, что это не просто «документооборот» — возможности платформы значительно шире и включают в себя автоматизацию работы с практически любым типом содержания и бизнес-процессов. Это позволяет заказчику выходить на комплексное платформенное решение и получать значительный дополнительный эффект уже после решения «узкой» задачи по документообороту.

После покупки Documentum компанией EMC, которая исторически занималась разработкой аппаратных систем промышленного хранения информации, продукт получил существенный импульс развития. Корпорация вкладывает значительные финансовые средства в расширение функциональных возможностей платформы, в том числе за счет покупки лидирующих технологий, дополняющих существующие у Documentum решения. EMC особое внимание уделает созданию интегрированных программно-аппаратных комплексов, обеспечивающих эффективное управление информацией на всем ее жизненном цикле. В действительно крупных проектах вопросы автоматизации процессов управления работы с документами и задача их аппаратного хранения являются неразделимыми, EMC предлагает уникальную платформу позволяющую решить задачу на промышленном уровне.

CNews: Расскажите о наиболее интересных проектах в сфере внедрения СЭД, реализованных компанией в последние несколько лет. Какие параметры предлагаемых вами решений и, непосредственно, программных продуктов позволяют «КОРУС Консалтинг» успешно конкурировать на рынке СЭД?

Александр Хайтин: Проектов было достаточно много, но среди них можно выделить следующие: внедрение СЭД в аэропорту «Пулково», автоматизацию сквозного бизнес-процесса работы с обращениями покупателей в сети торговых комплексов «Лента», создание специализированной системы документооборота в ТУ ФАУФИ, построение архива проектной документации для архитектурного бюро «Архитекторы АБД», реализация проектов по автоматизации организационно-распорядительного документооборота нескольких МРК ОАО «Связьинвест». Каждый проект интересен по-своему, поскольку в каждом встречались свои специфические особенности. В одном случае это были значительные расхождения в бизнес-процессах различных подразделений заказчика, которые было необходимо устранить, в другом — необходимость вовлечения в проект и координации усилий многих подразделений, в третьем — сложная задача интеграции с уже используемым программным обеспечением.

Одним из базовых компонентов наших решений является так называемое рабочее место руководителя. С его помощью руководитель получает удобный, красивый и простой инструмент оперативного контроля в области документов и бизнес-процессов.

Как консалтинговая компания, мы предлагаем большой набор готовых методологий в области документационного обеспечения управления, которые позволяют существенно повысить отдачу от проекта по внедрению системы электронного документооборота на конкретном предприятии.

CNews: Каким образом вами обеспечивается интеграция предлагаемых систем электронного документооборота с уже существующими ERP и CRM — системами заказчика? Является ли более сложной — и в чем это выражается — работа с холдинговыми структурами (либо организациями с широко разветвленной сетью территориальных подразделений), оснащенными ПО, реализованным  на разных платформах? Как вы видите дальнейшее развитие этого направления работ, учитывая тот факт, что крупные проекты, как правило, являются наиболее привлекательными? 

Александр Хайтин: Во-первых, необходимо определиться с тем, что такое «интеграция». В случае, когда заказчик использует достаточно широкий набор программных средств, границы между ними размываются, и встает вопрос использования «сильных сторон» каждого. Так, на проекте «Лента» мы реализовали на платформе EMC Documentum процесс, который обычно реализуется в CRM, — обработка жалоб и обращений покупателей. В рамках конкретного проекта оказалось быстрее и экономически выгоднее получить решения с  использованием ЕМС Documentum. В другом проекте ЕМС Documentum использовалась как интеграционная платформа, которая позволила в рамках одного бизнес-процесса связать вместе финансовую систему и систему бюджетирования для автоматизации «заявочной компании» (сбор заявок на платежи и их утверждение).

Что касается классической интеграции с ERP, CRM и другими системами, то есть организации обмена информацией и «связывания» процессов в разных системах, то сложности тут есть, но они в основном организационные. Разными системами управляют разные подразделения, цели их внедрения различны и при интеграции приходится искать компромиссы и взаимоприемлемые решения по большому кругу вопросов. Как нам кажется, потребность в интеграции нескольких систем нарастает, и по мере роста потребности становится легче найти компромисс и перейти к решению технических проблем. В технической области используемые нами платформы предоставляют более чем достаточно средств для интеграции, и тут проблемы не столь значительны.

Особую сложность и интерес представляют проекты в холдинговых структурах. Как правило, такие проекты предполагают создание базового решения для управляющей компании, построение пилота на одном из активов и последующее тиражирование. Залогом успеха подобных проектов становится не техническая, а организационная составляющая. Проект по внедрению системы электронного документооборота становится своего рода лакмусовой бумажкой, на которой тут же проявляются внутренние противоречия в существующей системе управления.

CNews: Программные продукты на базе EMC Documentum относятся к верхней ценовой категории. Каким образом можно оценить возврат инвестиций от вложений в такую систему? Какова приемлемая для вашей компании скорость окупаемости проектов в сфере СЭД? Насколько она различается по отношению к средней на рынке (если такой вопрос можно обсуждать содержательно)?

Александр Хайтин: Это сложный вопрос. Сложность состоит не в том, что EMC Documentum относится к верхней ценовой категории — у платформы есть достаточно преимуществ, чтобы инвестиции в нее были оправданы, а в том, как рассчитать возврат инвестиций. При внедрении системы на платформе Documentum можно выделить и посчитать прямой экономический эффект, выражающийся, например, в снижении объема копировальных работ, но этот эффект вряд ли может быть целью внедрения. Гораздо важнее для заказчика и для нас эффект косвенный — повышение скорости и качества принятия решений, прозрачности и организованности бизнес-процессов. Достаточно трудно оценить, какую именно прибыль даст ускорение согласования договоров или существенное повышение исполнительской дисциплины, но именно эти эффекты важны для заказчика. Полагаю, что именно из-за сложности расчета косвенного экономического эффекта «средней на рынке» скорости окупаемости нет. Основной оценкой окупаемости является экспертная оценка руководства компании заказчика. Оценивается при этом степень достижения поставленных целей.

В условиях возрастающей зрелости рынка системы документооборота постепенно становятся неотъемлемой частью бизнеса. В качестве аналогии можно привести пример со специализированной системой, например, системой биллинга у оператора связи. Можно достаточно сложным образом рассчитывать срок окупаемости такой системы, а можно посмотреть на ситуацию с другой стороны — если системы биллинга нет вообще, нет и бизнеса. При этом выбор «дорогой» или «дешевой» платформы определяется, в первую очередь, ее применимостью к конкретной задаче (по масштабируемости, функциональности, возможностям развития), а не ценовой категорией.

CNews: Одной из движущих сил развития российского рынка СЭД является совершенствование нормативно-правовой базы электронного документооборота. Тем не менее, до настоящего времени не определен статус электронного документа, в связи с чем организации вынуждены параллельно с электронным вести бумажный документооборот. Насколько это тормозит развитие рынка СЭД? Каковы перспективы изменения этой ситуации к лучшему?

Александр Хайтин: Поскольку СЭД в основном ориентирована на внутренний документооборот заказчиков, который в значительной мере регулируется внутренними нормативными актами, отсутствие нормативно-правовой базы не является сильным сдерживающим фактором развития. Необходимость обмена бумажными документами относится, скорее, к задаче взаимодействия различных компаний.

В целом ожидать быстрых перемен в практике документооборота не приходится — область крайне консервативна. Из новых тенденций стоит выделить все более осознанный интерес к средствам криптографической защиты электронных документов, системам электронной цифровой подписи. Уже сейчас, при внедрениях СЭД, особенно в части автоматизации договорного документооборота, заказчики настаивают на применении средств ЭЦП, что показывает возросший уровень ответственности и серьезность отношения к электронным документам.

Что касается изменения ситуации к лучшему, то есть возможности организации безбумажного документооборота между компаниями, это вряд ли произойдет быстро, в первую очередь из-за здорового консерватизма практически всех участников документооборота.

CNews: Насколько велика потребность в стандартизации на российском рынке СЭД? Каковы основные движущие силы этого процесса, и по какому сценарию он будет развиваться?

Александр Хайтин: В области стандартизации, конечно, есть потребность в доработке стандартов по документообороту и документационному обеспечению деятельности. Вряд ли такие доработки произойдут быстро, но, поскольку постепенно нарастает интерес к стандартизации, востребованность стандартов и готовность этим стандартам следовать, рано или поздно подвижки произойдут.

Иллюстрацией движущих сил стандартизации может быть история с внедрением и распространением систем класса EDI  — систем обмена электронными документами, например, система ECOD, с которой "КОРУС Консалтинг" является сегодня крупнейшим EDI оператором, широко используется нашими клиентами в процессе заказа/поставки товаров. Такие системы возникли и развились на основе потребности в оперативном обмене ограниченным набором документов, связанным с заказом и поставкой товаров. При этом большое число участников систем сразу же потребовало стандартизации форматов, поскольку без такой стандартизации построить систему для многих компаний, каждая из которых изначально использует собственные средства автоматизации и форматы документов, просто невозможно.

Полагаю, что по мере того, как будут распространяться различные системы автоматизации документооборота и нарастать потребность в обмене электронными документами, стандартизация аналогичная той, что происходит при внедрении ECOD, будет произведена на уровне отраслевых и государственных стандартов.

CNews: Отсутствие в нашей стране стандарта на формат электронного документа приводит к тому, что для текстовых документов стандартом де-факто в настоящее время является формат *.doc (Microsoft Office), однако публикация официальных государственных документов на государственных сайтах в таком формате носит дискриминационный характер, так как любой гражданин или организация, желающие прочитать документ без искажений в этом формате вынуждены приобретать Microsoft Word, что нарушает принцип бесплатности доступа к информации. (Кроме того, это косвенно стимулирует использование пиратского ПО.) Каким вы видите выход из сложившейся ситуации?

Александр Хайтин: Если быть корректным, существует большое количество открытых форматов, средства просмотра которых доступны бесплатно. При этом в рамках СЭД реализуются средства автоматического преобразования форматов при публикации. Таким образом, отсутствие единственного стандартизованного формата не является препятствием для адекватной публикации документов.

CNews: Повлияет ли (и каким образом может повлиять) на принятие того или иного стандарта электронного документа вступление России в ВТО? (Можно ли, с вашей точки зрения, ожидать каких изменений в сфере стандартизации документооборота в электронной форме в нашей стране в связи с вступлением в ВТО?)

Александр Хайтин: Стандартизация в конечном итоге произойдет, но вряд ли решающим фактором стандартизации может стать вступление в ВТО. Скорее можно сказать, что вступление в ВТО ускорит «взросление» и развитие рынка, а это, в свою очередь, вызовет естественную потребность в стандартизации для упрощения взаимодействия и созданию конкурентных преимуществ. То есть стандартизация может быть ответом на реальную потребность бизнеса, а не формальным жестом, связанным с каким-то отдельным событием, пусть даже и важным.

CNews: Каковы перспективы развития рынка СЭД на ближайшие годы? Какие факторы окажут влияние на развитие этого сектора? Как вы могли бы охарактеризовать вектор развития процессов на рынке СЭД в России в 2007 и в 2008 годах? Ожидаете ли вы каких-либо существенных изменений, и по каким направлениям, и в чем они могут выразиться? Каковы планы вашей компании на 2007 год и на следующий — 2008 год?

Александр Хайтин: Мы прогнозируем устойчивый рост рынка системы электронного документооборота в ближайшие 4–5 лет. На рыке есть очевидный неудовлетворенный спрос, и наиболее крупные западные игроки, на самом деле, только сейчас делают первые шаги на российском корпоративном рынке. Будет расти количество пользователей, территориальная распределенность проектов. Холдинги начинают тиражирование решений, которые были обкатаны за последние 1–2 года. Постепенно будет смещаться акцент от узких функциональных задач: ОРД, Договора, в те области, где система документооборота решает основную бизнес-задачу для заказчика. В первую очередь, это движение начнется на финансовом и телекоммуникационном рынках.

Мы с уверенностью смотрим в будущий год и в будущее вообще. По мере того, как бизнес осознает важность и потенциал систем электронного документооборота и ECM систем в общем, все больше выигрышей дает подход «КОРУС Консалтинг» к проектам не от технических средств, а от бизнес-задач. Для последовательной реализации такого подхода в рамках «КОРУС Консалтинг» разделены между подразделениями задачи бизнес-анализа и, собственно, разработки, настройки и внедрения тех или иных решений. Это позволяет не замыкаться в рамках решения, а напротив развивать его, следуя нуждам бизнеса.

CNews: Спасибо.