Система документооборота окупается за год: результаты исследования

Система электронного документооборота окупается за год работы в компании. К такому выводу пришли эксперты «КОРУС Консалтинг», проанализировав 15 крупных российских проектов по внедрению СЭД.

Почти половина заказчиков в мире, использующих технологии управления информацией (ECM), не могут оценить предполагаемые сроки и размеры возврата инвестиций (Return On Investment, ROI) от подобных проектов. К такому выводу пришли аналитики Forrester Research, проведя соответствующее исследование инвестиционных предпочтений клиентов в сфере ECM.

Системный интегратор «КОРУС Консалтинг» провел собственное исследование ROI при внедрении систем электронного документооборота (СЭД). Специалисты департаментов бизнес-анализа и Documentum компании проанализировали 15 крупных проектов по внедрению СЭД, осуществленных «КОРУС Консалтинг» за последние 2 года. Анализ проводился по специально разработанной методике расчета ROI. Как выяснилось, система документооборота окупается в среднем за год использования.

Прямой эффект от инвестиций в СЭД связан с экономией средств на материалы и оплату рабочего времени сотрудников. Сокращение рабочего времени дает экономию в заработной плате, причем как за счет уменьшения количества сотрудников, занятых в бумажной работе, так и за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих бóльшую прибыль для предприятия.

В результате внедрения СЭД производительность труда в компании повышается в среднем на 15-20%. То есть, например, организация после внедрения системы может либо сократить 20% сотрудников (в практике «КОРУС Консалтинг» такие случаи у клиентов были), получив значительную экономию средств на фонде оплаты труда, либо не увольнять сотрудников, но повысить эффективность их труда не менее, чем на 20%. Данные расчеты аналитиков «КОРУС Консалтинг» подтверждают ранее опубликованные результаты исследований Gartner.

При расчете ROI также важно учитывать, казалось бы, такую незначительную составляющую, как расход бумаги и тонера. Очевидная экономия достигается, прежде всего, за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу.

Исследования таких компаний, как Gartner и Xerox, показывают, что при бумажном документообороте работники тратят на поиск необходимых документов около 2 часов в день. При этом в 40% случаях работники не могут найти документы, которые им необходимы. Вследствие этого около 10% рабочего времени тратятся безрезультатно. Поиск и ожидание поступления документов отнимает 20% времени сотрудников.

Одним из эффектов внедрения СЭД является снижение потерь документов. Исследования Gartner и Xerox показывают, что при бумажном документообороте теряется около 5% всех документов, а на повторное восстановление каждого документа тратится в среднем 2 часа рабочего времени.

«Рассчитать ROI от внедрения СЭД несложно, имея методику и большой опыт реализованных проектов. От заказчика требуется, как правило, предоставить точные данные по средней заработной плате, количеству обрабатываемых документов в СЭД и количеству сотрудников, работающих в системе» - говорит Александр Аксельрод, директор департамента Documentum «КОРУС Консалтинг».

Выводы об экономическом эффекте от внедрения системы можно рассчитать на базе нескольких KPI (ключевых показателей эффективности):

  • Улучшение исполнительской дисциплины
  • Повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений на каждом уровне исполнения и в целом по организации
  • Организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации
  • Сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение
  • Оперативность доставки документов и поручений исполнителю
  • Переход на электронные формы взаимодействия между подразделениями
  • Сокращение материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов

Методика позволяет посчитать экономический эффект от внедрения СЭД с высокой степенью точности. Но очевидно, что подобными методиками владеют компании, профессионально занимающиеся внедрениями СЭД, у которых есть большая практика и наработанная база «кейсов». По оценке экспертов «КОРУС Консалтинг», в России более 90% заказчиков не могут самостоятельно рассчитать экономический эффект от внедрения СЭД.