Системы электронного документооборота. Создание. Внедрение. Сопровождение

Наши клиенты

Вычислительный центр коллективного пользования
Башинформсвязь
Ростелеком - Волга

все клиенты

Модуль «Обращения граждан» и портал «Электронная приемная»

Главная | Решения | Модуль «Обращения граждан» и портал «Электронная приемная»

Модуль «Обращения граждан» предназначен для автоматизации процесса обработки обращений граждан

Целевая аудитория модуля «Обращения граждан»:

  • Федеральные органы исполнительной власти;
  • Органы власти субъектов РФ;
  • Иные государственные органы и организации;
  • Корпоративный сектор.

В рамках модуля «Обращения граждан» автоматизированы процессы работы со следующими типами документов:

  • Обращение граждан;
  • Исходящий документ;
  • Входящий документ;
  • Внутренний документ.

Модуль «Обращения граждан» предоставляет набор сервисов по автоматизации следующих процессов и функций:

  • Создание и регистрация документов;
  • Предварительное рассмотрение / Рассмотрение;
  • Согласование;
  • Подписание;
  • Постановка и контроль документов;
  • Выдача поручений и контроль их исполнения;
  • Хранение и поиск документов;
  • Формирование отчётов;
  • Ведение графика приема граждан.

Главная страница модуля «Обращения граждан»

Модуль «Обращения граждан» имеет широкие возможности интеграции:

  • Интеграция с МЭДО
    • Получение обращения граждан (автоматическое создание карточки обращения граждан, формирование задачи на регистрацию делопроизводителю);
    • Отправка ответов по поступившему обращению;
    • Формирование и отправка уведомлений (тикетов) об изменении статуса документа.
  • Интеграция с порталом «Электронная приемная»
    • обработка обращений, направленных через «Электронную приемную»;
    • предоставление информации о ходе рассмотрения обращения:
      • регистрационный номер, дата регистрации;
      • статус обращения;
      • результат рассмотрения и т.д.
  • Интеграция с порталом Президента РФ
    • получение обращений, созданных на портале Президента РФ;
    • предоставление информации о ходе рассмотрения обращения:
      • регистрационный номер, дата регистрации;
      • статус обращения;
      • результат рассмотрения и т.д.
  • Интеграция с Microsoft Exchange
    • отправка уведомлений пользователям о поступивших задачах;
    • автоматическое создание карточки обращения граждан, формирование задачи на регистрацию делопроизводителю
  • Интеграция с Microsoft Active Directory

Модуль «Обращения граждан» обеспечивает высокий уровень безопасности информации, что подкреплено сертификатом соответствия требованиям информационной безопасности по четвертому уровню контроля, выданного ФСТЭК России.

Конкурентные преимущества модуля «Обращения граждан»:

  • неограниченное количество пользователей;
  • многоплатформенность;
  • кроссбраузерность;
  • масштабируемость;
  • низкая стоимость;
  • удобный и наглядный интерфейс;
  • функциональность модуля включает в себя все требования закона РФ.

С целью повышения удобства взаимодействия граждан с органами государственной власти помимо модуля «Обращения граждан» был разработан портал «Электронная приемная»

  • На портале представлена информация:
    • Требования к обращению в письменной форме или форме электронного документа;
    • Сроки рассмотрения обращений;
    • Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращений граждан;
    • График приема граждан по личным вопросам;
    • Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.
  • Возможность записаться на прием к руководителю:
    • в зависимости от указанной тематики вопроса предоставляется информация о руководителе и ближайшего времени приема;
    • автоматическое отслеживание и контроль количества записавшихся на прием на один период времени.
    • возможность отправить письменное обращение.
  • Получение информации о ходе рассмотрения обращения:
    • регистрационный номер, дата регистрации;
    • статус обращения;
    • результат рассмотрения и т.д.

Портал «Электронная приемная»

ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ МОДУЛЯ «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН»

Автоматизация бизнес процессов

  • Жизненные циклы
    • Для каждого типа документа разработан свой жизненный цикл – набор состояний и правила перехода между ними;
    • Для каждого состояния жизненного цикла определяется обязательность значений для атрибутов, права доступа к документу.
  • Создание документа
    • Наличие неограниченного количества шаблонов карточек документов с автоматическим предзаполнением ряда полей карточки, автоматическим созданием списка согласующих и подписывающих (для исходящих и внутренних документов). Шаблоны карточек документов могут быть:
      • для конкретного пользователя;
      • для конкретного подразделения в отдельности.
      • для организации в целом;
    • Заполнение карточки документа. Наличие обязательных полей для заполнения на карточке документа. Возможность выбора значений полей из справочников (в т.ч. реализован 5-ти уровневый справочник тематик);
    • Добавление нового заявителя, либо выбор из ранее обращавшихся заявителей;
    • Автоматическое связывание ранее зарегистрированных обращений граждан по заявителю (отслеживание обращений);
    • Присоединение к карточке вложения.
  • Регистрация документа
    • Автоматическая или ручная регистрация документа, присвоение документу рег. номера на основании преднастроенной маски рег. номеров;
    • Автоматическая передача документа на предварительное рассмотрение / рассмотрение;
    • Автоматическое изменение состояния жизненного цикла проекта документа (изменение статуса, назначение прав определенным пользователям на доступ к данному документу).
    • Контроль дублирования с ранее зарегистрированными документами;
    • Возможность учесть документ без его последующей регистрации.
  • Согласование и подписание проекта документа:
    • Параллельное / последовательное согласования;
    • Внутреннее (служебного) согласование при необходимости;
    • Ввод визы согласующим или подписывающим проект документа;
    • Визуальное отображение списка согласования / внутреннего согласования / подписания c цветовым выделением в зависимости от состояния задачи;
    • Автоматический возврат проекта документа и замечаний на исправление или передача подписанного документа на регистрацию;
    • Автоматическое изменение состояния жизненного цикла проекта документа (изменение статуса, назначение прав определенным пользователям на доступ к данному документу).
  • Предварительное рассмотрение / Рассмотрение документа и передача на исполнение:
    • Формирование проектов поручений при предварительном рассмотрении документа, подписание проектов поручений при рассмотрении документа;
    • Автоматическая передача документа на исполнение пользователю, который выбран для исполнения документа;
    • Автоматическое изменение состояния жизненного цикла проекта документа (изменение статуса, назначение прав определенным пользователям на доступ к данному документу).
  • Контроль и исполнение документа
    • Возможность дополнительного контроля документа;
    • Реализованы контрольные/неконтрольные поручения. По контрольным поручениям отчет исполнителя направляется контролёру для принятия решения об исполнении поручения;
    • Реализованы промежуточные и финальные отчеты по поручению;
    • Автоматическое изменение состояния жизненного цикла проекта документа (изменение статуса, назначение прав определенным пользователям на доступ к данному документу).

Поиск документов

  • Атрибутивный поиск. Осуществление поиска документов по одному и нескольким атрибутам с использованием конструкций «или», «и»
  • Шаблоны поиска. Возможность создания шаблонов поиска, включающих в себя предзаполненные условия поискового запроса
  • Печать результатов поиска

Замещение

  • Возможность назначения пользователю одного или нескольких заместителей. Замещение – полное / исполняющий обязанности;
  • Возможность настроить замещение на определенный период для исполнения только определенных задач (на согласование, на принятие отчета и т.д.), при необходимости только по определенным типам и видам документов. Отслеживание истории замещений.

Уведомления

  • Формирование уведомлений:
    • в рамках модуля;
    • по электронной почте;

Отчетность

  • Реализовано 9 отчетов:
    • Отчет о количестве обращений граждан;
    • Отчет о тематике вопросов по обращениям граждан;
    • Отчет о количестве обращений граждан с разбивкой по корреспондентам;
    • Статистика по исполнителям;
    • Неисполненные и исполненные с нарушением срока;
    • Отчет о рассмотрении обращений граждан (в разрезе муниципальных образований);
    • Отчет по количестве обращений граждан в сравнении с предыдущим отчетным периодом;
    • Сводка по обращениям в Администрацию Президента РФ;
    • Дополнительная сводка по обращениям в Администрацию Президента РФ.
  • Возможность сохранения условий отчетов для последующего использования;
  • Возможность выгрузки отчетов в xls, doc;
  • Возможность печати отчетов.

График приема руководителя

  • Возможность создания и утверждения проекта графика приема руководителя;
  • Графическое отображение личных приемов граждан руководителей по:
    • годам;
    • месяцам;
    • тематикам вопросов.
  • Автоматическое отслеживание и контроль количества записавшихся на прием на один период времени;
  • Создание карточек личного приема с указанием:
    • содержание вопроса;
    • дата и время приема;
    • руководитель;
    • заявитель;
    • тематика вопроса.
  • Возможность связывания карточки личного приема с другими документами.

График приема граждан

Администрирование

  • Создание, редактирование, удаление элементов справочников;
  • Возможность настройки сроков исполнения задач в зависимости от типа задачи, типа/вида документа, а также использование календарных или рабочих дней;
  • Включение / исключение пользователей в роль / из роли;
  • Осуществление мониторинга задач;

Другое

  • Возможность сравнения версий карточек объектов (автоматически цветом выделяются значения полей карточки, в которые были внесены изменения);
  • Возможность формирования листа ознакомления с документом;
  • Формирование истории по документу, поручению, отчету:
    • в табличном виде (с учетом вложенности объектов и без);
    • в виде диаграммы.
  • Печатные формы:
    • карточек документов;
    • карточки поручения;
    • листа согласования / внутреннего согласования / подписания / ознакомления;
    • истории по документу, поручению, отчету;
    • карточки личного приема.
  • Связывание документов (предыдущие обращения, запросы по обращению, ответы на обращение, связанные документы);
  • Возможность формирования личного (для каждого пользователя в отдельности) справочника типовых поручений.

Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота
Москва,
Дербеневская наб. 11
Телефон: +7 (495) 647-50-46
Системы электронного документооборота
Санкт-Петербург,
ул. Оптиков, д.4, корп. 3, лит. А, БЦ «Лахта-2»
Телефон: +7 (812) 677-56-90
Системы электронного документооборота Электронная почта:
ecm@korusconsulting.ru

© 2017 «КОРУС Консалтинг».
Все права защищены.


Разделы по теме:
EMC Documentum, Внедрение систем электронного документооборота, Oracle BI, Microsoft Office SharePoint Server, Alfresco ECM, Системы электронного документооборота, Аналитическая отчетность, Корпоративный портал, Анализ бизнес-процессов, 1С: Предприятие 8, Kofax,