Системы электронного документооборота. Создание. Внедрение. Сопровождение

Наши клиенты

Фирма «Август»
ТГК-14
Спецрадиосервис

все клиенты

Автоматизация делопроизводства

Главная | Автоматизация делопроизводства

Основные принципы делопроизводства

Автоматизация делопроизводства напрямую связана с пониманием его основных функций.

Прежде всего, делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятия или организации. От того, насколько тщательно выработан алгоритм движения и контроля документооборота, зависит функционирование всей системы.

Суть организации работы с документами сводится к регулированию движения, поиска, хранения, а также использования документов.

Немаловажную роль в делопроизводстве играет архив, упорядочивая и отвечая за систематизацию хранения документов.

Таким образом, автоматизация делопроизводства должна включать в себя все аспекты и функции документационной работы предприятия или организации.

При создании концепции движения и контроля документооборота, необходимо строго структурировать все делопроизводственные процессы. Поэтому система должна иметь функцию, которая обеспечит упорядочивание и планирование выполнения работ с документами, как по заранее разработанным маршрутным технологическим схемам, так и с возможными промежуточными изменениями, внесёнными на уровне каждого исполнителя.

Автоматизация делопроизводства: командный подход

Автоматизация делопроизводства требует комплексных мер и привлечения специалистов в разных областях.

Прежде всего, вырабатывая концепцию программы, необходимым является участие профессионалов-делопроизводителей. Первостепенную роль играет определение алгоритма, по которому происходит документооборот на предприятии и организации. В эту схему, как правило, входит процесс создания документа, его поэтапное движение, промежуточные резолюции, внесение изменений и корректировок, контроль исполнения, обработка и хранение.

Для объективного составление проекта автоматизации, следует учитывать и прописывать типичные управленческие ситуации, создать шаблоны документов, которые описывают эти ситуации, а также составить набор стандартных формулировок.

Предварительная подготовка должна включать в себя возможное взаимодействие с законодательно-правовыми базами, обеспечивать выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с системами хранения сведений об адресате.

Для разработки схемы движения документов необходимо создать описательный табель форм, в котором будут указаны составители документа, лица, его визирующие, адресаты и исполнители. Такая предварительная работа позволит в дальнейшем наладить системы маршрутизации. А значит, создаст конкретный алгоритм действий для системных интеграторов.

Преимущества автоматизации делопроизводства

Автоматизация делопроизводства позволяет вести оперативный и объективный контроль документооборота. Автоматизированная система регистрации документов позволяет быстро узнать, в какой стадии обработки находится тот или иной документ, кто исполнитель, какие промежуточные резолюции были внесены. Таким образом, информационно-справочная работа становиться полностью прозрачной.

Важнейшим аспектом автоматизации является упорядоченное хранение документов в электронной форме. При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов.

Автоматизация даёт возможность настройки системы с учётом требований конкретного заказчика, включает в себя возможность промежуточного контроля движения документов, а также средства оповещения о нарушениях в процессе прохождения документов.

Такой всесторонний контроль и отслеживание соответствия системы документооборота позволяет обеспечивать строгое структурирование и бесперебойное функционирование всех делопроизводственных процессов.

Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота
Москва,
Дербеневская наб. 11
Телефон: +7 (495) 647-50-46
Системы электронного документооборота
Санкт-Петербург,
ул. Оптиков, д.4, корп. 3, лит. А, БЦ «Лахта-2»
Телефон: +7 (812) 677-56-90
Системы электронного документооборота Электронная почта:
ecm@korusconsulting.ru

© 2017 «КОРУС Консалтинг».
Все права защищены.


Разделы по теме:
EMC Documentum, Внедрение систем электронного документооборота, Oracle BI, Microsoft Office SharePoint Server, Alfresco ECM, Системы электронного документооборота, Аналитическая отчетность, Корпоративный портал, Анализ бизнес-процессов, 1С: Предприятие 8, Kofax,