Системы электронного документооборота. Создание. Внедрение. Сопровождение

Наши клиенты

Правительство Свердловской области
Территориальное управление федерального агентства по управлению федеральным имуществом по городу Москве (ТУ ФАУФИ)
ТГК-14

все клиенты

Госкорпорация Ростех

Главная | Клиенты | Госкорпорация Ростех

Госкорпорация Ростех

  • «Ростехнологии» — российская государственная корпорация, созданная в конце 2007 года согласно от 23.11.2007 N 270-ФЗ федеральному для содействия в разработке, производстве и экспорте высокотехнологичной промышленной продукции гражданского и военного назначения.
  • 439 организаций на территории России
  • 23% объема выпускаемой продукции оборонно-промышленного комплекса

ПРОЕКТ

Внедрение системы электронного документооборота в Центральном аппарате ГК «Ростехнологии», интеграция системы с решением «мобильный офис».

ФАКТЫ

  • Рeшения – организационно-распорядительный документооборот, мобильный офис
  • Технологии – EMC Documentum, версия мобильного офиса для ноутбуков с операционной системой Windows
  • Срок проекта – 2 года
  • Количество пользователей – более 500 человек
  • Ежемесячно в центральном офисе Корпорации обрабатывается:
  • 3000 входящих документов
  • 1300-1400 исходящих документов
  • 1500 единиц переписки с представительствами Корпорации
  • 2200 информационно-справочных документов
  • 200 договорных документов
  • Время составления отчета о состоянии документооборота – 15 минут

ХОД ПРОЕКТА

Автоматизация документооборота в организациях Корпорации – обязательное условие для повышения эффективности работы Корпорации в целом. Генеральный директор Корпорации поставил задачу сделать СЭД инструментом вертикальной интеграции управленческих процессов в Корпорации и основным инструментом контроля исполнительской дисциплины.

Автоматизацию документооборота в Корпорации начали с Центрального аппарата.

В ходе реализации проекта команде ГК «КОРУС Консалтинг» пришлось столкнуться с рядом сложностей. Особая сложность при внедрении СЭД была вызвана тем, что проект был начат практически на стадии создания Корпорации, на фоне постоянно совершенствующихся управленческих процессов. Несколько раз менялись требования, вносились коррективы в техническое задание. В 2010 году произошла реструктуризация Корпорации, что также внесло значительные коррективы в управленческие процессы, которые требовали автоматизации.

Со стороны Корпорации была сформирована собственная проектная команда, в которую вошли Секретариат, Управление информационных технологий, Департамент экономической безопасности и рабочая группа под руководством непосредственно руководителя Аппарата генерального директора.

Первые шаги к автоматизации были сделаны в Секретариате, где был реализован модуль «Контроль исполнительской дисциплины». В результате стороны определились с подходом к дизайну интерфейса.

На первом же этапе команде удалось определить методологические подходы к реализации основного проекта по внедрению СЭД. Было принято решение сначала автоматизировать обработку входящих и исходящих документов, затем приказов и распоряжений, докладных и служебных записок, и на завершающем этапе – договорных документов, отчетов, документов Наблюдательного совета и Правления, конфиденциальных документов

Прежде чем перенести справочник номенклатуры дел в СЭД, Секретариат фактически с нуля заново создал номенклатуру Корпорации на основании методических рекомендаций Государственного архива Российской Федерации. Корпорация – одна из немногих организаций, создавшая свою СЭД полностью на базе утвержденной номенклатуры дел, что позволяет формировать все дела Корпорации в электронном виде, дублируя их только тогда, когда речь идет о документах постоянного хранения

В ходе проекта был разработан уникальный функционал, позволяющий обрабатывать конфиденциальные документы. Была поставлена задача разработать функционал, который был бы удобен в использовании и не противоречил требованиям безопасности – для этого «КОРУС Консалтинг» пришлось плотно взаимодействовать с Департаментом экономической безопасности, была выпущена очередная редакция инструкции по обработке конфиденциальных документов, которая учитывала новые реалии работы в СЭД.

Внедрение новой информационной системы, как и любое новшество, изначально вызвало сопротивление со стороны работников и руководителей структурных подразделений. Для преодоления этого сопротивления Сергей Викторович Чемезов стал мотивировать руководителей своим личным примером.

Основным инструментом мотивации руководителей к работе в СЭД стала разработка и внедрение «Рабочего места руководителя». Решение позволяет выполнять основные задачи руководителя: накладывать резолюции, согласовывать и подписывать документы. Резолюцию руководитель может набрать на клавиатуре, написать от руки на экране ноутбука или планшета специальным пером, надиктовать голосом – что особенно удобно при движении в автомобиле.

ПЕРСПЕКТИВЫ

  • Ввод в эксплуатацию электронной цифровой подписи на базе CryptoPro
  • Сертификация системы по классу безопасности 1Г – защита автоматизированной системы для Корпорации в целом от несанкционированного доступа к информации создание единой СЭД
  • Подключение к СЭД всех организаций, входящих в Корпорацию
Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота
Москва,
Дербеневская наб. 11
Телефон: +7 (495) 647-50-46
Системы электронного документооборота
Санкт-Петербург,
ул. Оптиков, д.4, корп. 3, лит. А, БЦ «Лахта-2»
Телефон: +7 (812) 677-56-90
Системы электронного документооборота Электронная почта:
ecm@korusconsulting.ru

© 2017 «КОРУС Консалтинг».
Все права защищены.


Разделы по теме:
EMC Documentum, Внедрение систем электронного документооборота, Oracle BI, Microsoft Office SharePoint Server, Alfresco ECM, Системы электронного документооборота, Аналитическая отчетность, Корпоративный портал, Анализ бизнес-процессов, 1С: Предприятие 8, Kofax,