Системы электронного документооборота. Создание. Внедрение. Сопровождение

Наши клиенты

Межрегиональный Транзит Телеком
РОСТЕЛЕКОМ – ЦЕНТР
Территориальное управление федерального агентства по управлению федеральным имуществом по городу Москве (ТУ ФАУФИ)

все клиенты

Функции СЭД

Главная | Функции СЭД

ОТ ТРАДИЦИОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ.

Цели и задачи служб ДОУ

Основная цель служб ДОУ – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Создание систем электронного документооборота позволит перевести документооборот на новый уровень организации и управления. Наше решение значительно повысит:

  • Эффективность деятельности компании в целом.
  • Прозрачность и управляемость компании.
  • Уровень информационной безопасности.

Задачи служб ДОУ:

  • Совершенствование форм и методов работы с документами.
  • Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
  • Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.
  • Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.
  • Внедрение электронного документооборота.

Решение «КОРУС Консалтинг» учитывает все задачи и потребности служб ДОУ и обеспечивает оптимизацию каждой из них. СЭД позволит перевести традиционные документы в электронный вид с помощью систем сканирования и регистрировать их, обеспечит автоматический поиск документов, их маршрутизацию, позволит формировать необходимые отчеты и вести архивы, а также распределять права доступа к документам различной степени конфиденциальности. Кроме того, решение «КОРУС Консалтинг» позволит обеспечить юридическую значимость документооборота компании благодаря функции электронно-цифровой подписи.

ВОЗМОЖНОСТИ СЭД «КОРУС КОНСАЛТИНГ»

Возможности системы позволяют перевести ключевые функции документооборота в автоматический режим.

Автоматизация функций организационно-распорядительного документооборота, договорного документооборота и архива:

  • Подготовка документов.
  • Составление и передача проекта документа по маршруту в целях согласования и утверждения.
  • Согласование и утверждение проекта документа.
  • Регистрация документа и передача на рассмотрение.
  • Рассмотрение документа и передача на исполнение.
  • Подготовка отчета об исполнении документа.
  • Обработка входящих и исходящих документов.
  • Работа с поручениями.
  • Создание проектов договоров, согласование и подписание.
  • Документационное сопровождение работ по договору.
  • Формирование структуры хранения и управление структурой хранения документов.
  • Помещение документов в архив.
  • Хранение документов в архиве и представление доступа к ним.
  • Экспертиза ценности документов, уничтожение документов.
  • Отчетность.

Работа с документами

  • Ввод и редактирование реквизитов, прикрепление файлов к документам.
  • Связывание документов (перекрестные ссылки на документы).
  • Автоматическое присвоение регистрационных номеров.
  • Сканирование и распознавание образов документов, и их автоматическое прикрепление к карточке.
  • Подписка на документы.
  • Создание шаблонов документов.
  • Создание документов на базе шаблона.
  • Контроль регистрации дубликатов документов.
  • Обеспечение юридически значимого документооборота благодаря использованию электронно-цифровой подписи.

Контроль исполнения

  • Назначение ответственного исполнителя.
  • Назначение соисполнителей.
  • Постановка документов на контроль.
  • Назначение контролера.
  • Перепоручение.
  • Прерывание исполнения поручений.
  • Списки контроля исполнения (просроченные документы, исполнение сегодня, исполнение месяц).
  • Оперативный контроль исполнительской дисциплины с помощью закладки «Мониторинг».
  • Поиск документов
  • Поиск документов по реквизитам.
  • Поиск документов по содержимому.

Замещение

  • Назначение заместителей и помощников.

Безопасность

  • Система позволяет настроить права доступа по видам документов и состояниям жизненного цикла документов.

Уведомления

  • Уведомления об изменении состояния документа.
  • Уведомления о наступлении срока исполнения.
  • Уведомления о просрочке.

Отчеты

  • Формирование оперативных отчетов, возможность настройки любых форм отчетов.

Интеграция

  • Интеграция с электронной почтой.
  • Интеграция с Active Directory.
  • Интеграция с внешними справочными системами.
  • Интеграция с прочими корпоративными информационными системами.

Инструменты администрирования

В состав системы сходят утилиты администратора, позволяющие управлять пользователями и группами пользователей, определять состояния жизненного цикла, настраивать маршруты, распределять права пользователей и т.д.

Интерфейс пользователя

При разработке СЭД интерфейсу уделялось особое внимание. Для сбора и систематизации требований к интерфейсу проводились опросы пользователей существующих систем, отдельно привлекались специалисты по разработке интерфейсов. В результате интерфейс СЭД удобен для работы всех категорий пользователей – от линейных исполнителей до руководителей.

«КОРУС Консалтинг» предлагает комплекс решений для автоматизации всех процессов документооборота и создания полноценной системы электронного документооборота:

Решения «КОРУС Консалтинг»:

  • Значительно повышают эффективность бизнес-процессов.
  • Существенно снижают затраты компании, связанные с документооборотом.
  • Действительно помогают управлять.
Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота
Москва,
Дербеневская наб. 11
Телефон: +7 (495) 647-50-46
Системы электронного документооборота
Санкт-Петербург,
ул. Оптиков, д.4, корп. 3, лит. А, БЦ «Лахта-2»
Телефон: +7 (812) 677-56-90
Системы электронного документооборота Электронная почта:
ecm@korusconsulting.ru

© 2017 «КОРУС Консалтинг».
Все права защищены.


Разделы по теме:
EMC Documentum, СЭД, Внедрение систем электронного документооборота, Oracle BI, 1С документооборот, Microsoft Office SharePoint Server, Автоматизация документооборота, Alfresco ECM, Documentum, Функции СЭД, Системы электронного документооборота, Электронный архив, Альфреско + alfresco, Аналитическая отчетность, Корпоративный портал, Анализ бизнес-процессов, 1С: Предприятие 8, Kofax, Автоматизация делопроизводства, OpenText ECM, Опен Текст документооборот