|
|
|
Электронный архив
Главная | Разделы по теме | Электронный архив
Электронный архив – это класс систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Его функции заключаются в следующем: обеспечение надежного хранения, конфиденциальности и разграничение прав доступа, фиксация изменений и отслеживание истории изменений, обеспечение удобного и быстрого поиска.
Электронный архив призван организовать работу с неструктурированной электронной информацией предприятия от текстовых данных до графических изображений. Как правило, объектами хранения становятся заключенные контракты, финансовая и техническая документация. Для систематизации документов разрабатывается их иерархия. На каждый документ заводится специальная карточка, в которой содержится перечень атрибутов, по которому можно однозначно идентифицировать документ.
Электронный архив является полноценной ЕСМ-системой и включает следующие компоненты:
- управление документами (check-in/check-out, поддержка версионности, безопасность, управление сервисами);
- имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
- система Workflow для поддержки бизнес-процессов, распределение контента, контроль исполнения задач, аудит действий и изменений;
- управление Web-контентом;
- поддержка командной работы над электронными документами.
В жизни любой организации (предприятия) наступает период понимания, что дальнейшее развитие и эффективное руководство невозможно без выстроенной информационной среды и эффективной обработки корпоративной информации. Электронный архив позволяет решить следующие задачи:
- обеспечить надежность хранения информации;
- минимизировать возможность потери информации;
- сократить и упростить процедуру поиска документов;
- организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
- обеспечить достоверность информации, хранить историю изменений и имена авторов последних изменений;
- устанавливать местонахождение оригинала документа;
- организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
- проводить анализ спроса различных документов.
Развитие IT-технологий ведет с постепенному сокращению бумажного делопроизводства, но это не умаляет значения традиционного документа в осуществлении руководства и поддержки бизнес процессов. Электронный документооборот постепенно заменит традиционный, а вместе с ним продолжат развиваться электронные архивы.
|
