СЭД
Современные организации производят и получают ежедневно огромное количество внутренних и внешних документов. Документы носят разнообразный характер, касаются вопросов различной актуальности, могут быть адресованы широкому кругу сотрудников или узкой группе лиц, быть срочными или требовать плановой работы. Успешно управлять непрерывным потоком документов позволяют специализированные системы.
Появление СЭД (систем электронного документооборота) кардинально изменило процедуру работы с документацией на предприятиях, а также предоставило крупным коммерческим организациям широкие возможности для совершенствования.
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, контролирующая поток документов в организации и обеспечивающая создание, управление доступом и распространение электронных документов в корпоративной компьютерной сети. СЭД позволяет сократить временные затраты на обработку документов, повысить оперативность, наладить эффективное взаимодействие между отделами, поднять на качественно новый уровень управление бизнесом.
Спрос на СЭД появился в начале 90-х годов, на сегодняшний день рынок данного программного продукта достаточно развит и способен предложить широкий выбор систем с различным функционалом. Каждая компания выбирает программное решение, которое наиболее соответствует уровню ее развития и потребностям. Рынок предлагает решения для крупных компаний, малых и средних фирм. При этом целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание благоприятной среды для эффективного функционирования и управления организацией.
При условной классификации Систем Электронного Документооборота можно выделить три большие группы:
- Системы организации архива (хранилища) документов.
- Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
- Комплексные системы автоматизации документооборота.
Современные СЭД, как правило, содержат элементы каждой их этих трех групп, но наиболее совершенной и сильной из них является комплексная система.
В комплексных системах заинтересованы крупные организации, а также предприятия с разветвленной структурой (холдинг). Для крупных компаний эффективное построение документооборота – это вопрос не только эффективного управления, но успешной конкуренции и выживания в условиях рынка. Комплексные СЭД обладают большими возможностями подстраиваться под специфические нужды компании, функциональному и географическому масштабированию. Прямой эффект от внедрения системы довольно быстро ощутят сотрудники фирмы, которым станет проще и легче работать.
Производительность персонала в среднем возрастает до 25%. Эффективность СЭД в масштабах всего предприятия можно будет оценить через 9-12 месяцев. Срок окупаемости системы электронного документооборота не превышает 2 лет.
|
